offre d'emploi : Assistant (e) au Programme VNU

Assistant (e) au Programme VNU

A) Mission et responsabilite 1.) Appuyer le superviseur dans la gestion et suivi des projets des VNU 2.) Garder l'information financière sur les dépenses pour assister le superviseur dans la préparation des budgets des projets et révisions nécessaires 3.) Agir et suivre de près les tâches des VNU dans les agences partenaires et surtout le moment des descriptions des tâches, confirmation des fonds, sélection du candidat etc. 4.) Appuyer le superviseur dans les activités liées au volontariat, notamment la journée internationale des volontaires (JIV) 5.) Maintenir les dossiers des volontaires affectés dans le pays, en s'assurant que les correspondances et les rapports périodiques (en ligne) sont gardés proprement et en attirant l'attention de son superviseur sur les questions sollicitant des actions; 6.) Suivre et garder les données liées aux contrats des VNU en service et informer le superviseur sur l'extension et renouvellement des contrats ou remplacements; 7.) Maintenir à jour les données des congés des volontaires et assurer que tous les volontaires soumettent leurs demandes de congé en avance au bureau du PNUD (Porter une attention particulière aux droit aux congés en fin de contrat), envoyer les copies au siège pour tous les volontaires ayant terminé leur affectation. 8.) Maintenir à jour les contacts de tous les VNU en service et de leurs dépendants. 9.) Assurer que l'inventaire des biens de volontaires est compilé, mis à jour et envoyé au siège à temps selon les provisions du livret de Sécurité sur Terrain et des conditions de service - VNU. 10.) Relever avec le siège du PVNU et/ou pays de recrutement ce qui concerne la logistique et voyage des nouveaux volontaires et leurs dépendants. 11.) Faciliter le dédouanement et visas des nouveaux volontaires et leurs dépendants. 12.) Entreprendre toutes les tâches afin de s'assurer que les volontaires arrivant pour la première fois sont reçus et que tous les arrangements avant leur arrivée sont en place. Assurer le paiement à temps des frais d'installation; 13 .)Donner un appui nécessaire aux volontaires pour ouvrir leur compte bancaire ainsi que remplir les formulaires nécessaires pour obtenir les permis de conduire et de résidence, etc 14 .)Préparer, si nécessaire, en consultation avec le superviseur, les autorisations de voyage liées au travail des volontaires dans le pays. 15 .)Répondre à et se mettre en contact avec les volontaires concernant les questions financières et administratives. 16 .)Entreprendre toutes les tâches liées à la gestion générale des volontaires et de leurs dépendants dans le pays. 17 .)Traiter les droits mensuels des volontaires. 18 .)Donner, si nécessaire, en consultation avec le superviseur l'appui nécessaire aux volontaires en cas de maladie, évacuation médicale, évacuation pour sécurité ou la mort d'un volontaire. 19 .)Assurer que toutes les conditions sont réunies avant le paiement des droits finaux des volontaires à la fin de leur contrat. 20 .)Guider et donner conseil sur les conditions de services et le processus administratif en coordination avec l'équipe du portefeuille VNU au siège. 21 .)Préparer les listes restreintes des candidats postulant au poste de VNU. 22 .)Maintenir l'inventaire faites par les VNU, les équipements non consommables, et assurer l'enregistrement de tous les biens achetés par les projets et les envoyer au siège. 23 .)Assurer les fonctions liées au déroulement des enquêtes sur le logement et autres charges en rapport avec le PVNU et assurer que les résultats sont communiqués au siège. 24 .)Etablir des correspondances notamment le mémorandum et les notes aux dossiers. 25 .)Maintenir les dossiers de bureau et garder l'information et matériel de référence de manière à en faciliter l'accès. 26 .)Assurer les tâches telles que faire les copies, collecter et distribuer le courrier reçu et envoyer le courrier, localiser les dossiers, etc 27 .)Travailler dans l'ATLAS HCM pour la gestion des contrats, validation de paiement, bénéfice et déduction, gestion des Congés, fins des contrats, etc ... 28 .)Préparer les réquisitions. bons de commande pour tous les VNU dans l'ATLAS et faire les corrections à temps des erreurs sur les bons. 29 .)Assurer l'appui administratif de la mise à jour et maintien des données de base et de recrutement des candidats volontaires. 30 .)Assurer l'appui administratif pour le recrutement des VNU locaux à être affecté dans les autres pays. 31 .)Effectuer autres tâches administratives telle que souhaité. B) Profil 1.) Avoir un Diplôme de niveau Bac + 2/ 3 en Administration, Finance, Ressources Humaines, Comptabilité ou tout autre diplôme équivalent 2.) Avoir 5 ans d'expérience dans le domaine de l'administration ou de services d'appui au programme 3.) Avoir une expérience en système de gestion en ligne est hautement souhaitable 4.) Maîtriser l'outil informatique (ERP, MS Word, Excel, Powerpoint, etc.) 5.) Parler couramment l'Anglais et la langue officielle du lieu d'affectation (Français) C) Aptitudes personnelles 1.) Démontrer et sauvegarder l'éthique, le professionnalisme et l'intégrité 2.) Faire preuve de connaissance de l'organisation et avoir un sens de jugement 3.) Pouvoir s'auto-développer, prendre des initiatives et être autonome 4.) Pouvoir travailler en équipe, dans un environnement multiculturel et faciliter le travail d'équipe 5.) Faciliter et encourager la communication de l'équipe, communication effective 6.) Avoir une forte capacité d'adaptation et d'organisation 7.) Créer la synergie par le contrôle de soi 8.) Gérer les conflits 9.) Apprendre et partager les connaissances et encourager l'apprentissage des autres 10.) Etre capable de travailler sous pression, orienté résultat et être multitâches D) Atout 1.) N/A E) Pieces à fournir 1.) Une lettre de motivation adressée au Directeur Général du Cabinet Talents Plus Conseils, 2.) Un CV détaillé selon le modèle disponible sur le site, 3.) Les copies des diplômes et les preuves des expériences demandées (certificats et/ou attestations de travail) Lieux de dépôt des dossiers Au siege du Cabinet : C/892 Sikècodji, 1ère rue à droite après l?Office du BAC, 1er carrefour, 2ème maison à droite (immeuble à 2 étages) Cotonou ET par mail à l?adresse : recrutement@talentsplusafrique.com Date limite de dépôt : le 25/02/2016 à 12H00 (heure locale)